hoe voorkomen we dat opzegdatums kwijtraken als iemand het bedrijf verlaat

Contractdatums horen bij het bedrijf, niet bij een persoon

Contractdatums verdwijnen niet door de wet, maar door hoe een bedrijf ze bewaart. De opzegtermijn en de verlengdatum van een contract staan meestal alleen in het contract zelf, en soms in het hoofd of de mailbox van degene die het heeft afgesloten. Vertrekt die persoon, dan gaat die kennis mee naar buiten — tenzij die ergens los van hem is vastgelegd. Dat is geen juridisch probleem, maar een organisatorisch probleem: de wet stelt geen eisen aan hoe je dit intern bijhoudt.

De praktische oplossing is één centraal overzicht dat niet aan een persoon hangt: een lijst of systeem waarin van elk contract de opzegtermijn, de verlengdatum en het opzegadres staan, met een eigenaar die het beheert, niet degene die ooit heeft getekend. Zo blijft de datum bestaan ook als de contactpersoon vertrekt. Een overzicht van alle lopende contracten is de eerste stap; daarna helpt het om vaste momenten in te bouwen waarop je dat overzicht controleert, bijvoorbeeld met een jaarlijkse check van alle contracten.

Wat de wet wél regelt: de voorwaarden zelf

De wet gaat niet over interne overdracht bij personeelswissel, maar wel over de voorwaarden die in het contract staan — en die blijven gewoon gelden, ook als niemand meer weet dat ze er zijn. Boek 6, afdeling 6.5.3 van het Burgerlijk Wetboek regelt onder meer wanneer een partij gebonden is aan algemene voorwaarden en wanneer die voorwaarden vernietigbaar zijn, bijvoorbeeld als ze niet op tijd zijn meegedeeld. Dat is precies waarom een verdwenen datum niet betekent dat de opzegtermijn ook verdwijnt: de tegenpartij kan zich er nog altijd op beroepen, ook al is die informatie bij jou intern kwijtgeraakt. Wil je weten of voor jouw bedrijf dezelfde opzegregels gelden als voor een particulier, dan lees je dat terug bij de regels voor een zakelijke opzegging.